Komunikacja w biurze – jak ją ułatwić?

Sytuacja w której, każda osoba dobrze zna swoje obowiązki i ma łatwy dostęp do niezbędnych informacji, sprawia, że Firma działa o wiele wydajniej. Dlatego, aby osiągnąć ten cel, warto zastosować różne sprawdzone rozwiązania. Niektóre z nich są bardzo łatwe do wprowadzenia i nie wymagają dużych nakładów finansowych ani organizacyjnych. Sprawdź, w jaki sposób można ułatwić komunikację w biurze!

Dobre zaplanowanie obowiązków pozwala o wiele efektywnie wykonywać pracę. Dzięki temu wzrasta nie tylko jej tempo, ale także jakość. Dobra komunikacja jest ułatwieniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. W jakim miejscu należy powiesić ramki magnetyczne z harmonogramem pracy? I co zrobić, aby były czytelne dla każdego pracownika biura?

Ramki magnetyczne – do czego się przydadzą?

Niezbędnym elementem służącym do komunikacji z pracownikami są informacje rozmieszczone w ogólnodostępnych miejscach. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie w tym celu akcesoriów takich jak tabliczki na drzwi oraz ramki magnetyczne. To bardzo wygodne rozwiązanie. Wkładanie i wyciąganie dokumentów z takich ramek jest łatwe i można to robić wielokrotnie. Ramki są też bardzo estetyczne, nie wymagają również ingerencji i naruszania ściany, drzwi, czy innych powierzchni, na których mają zostać umocowane – nie wymagają użycia taśmy klejącej i gwoździ. Dlatego ramki sprawdzą się szczególnie do przekazywania informacji, które bardzo często się zmieniają.

Ogólnodostępna tablica korkowa

W kolejnym pomysłem, który sprawdzi się w biurze, jest montaż ogólnodostępnej, korkowej tablicy, z której mogą korzystać wszyscy pracownicy. W takim miejscu można zawiesić ogłoszenia dotyczące różnych wydarzeń i aktualności. Takie miejsce może służyć także do komunikacji pomiędzy pracownikami. Ważne jest, aby taka tablica została zamontowana w miejscu, które jest dostępne dla wszystkich pracowników firmy.

Komunikatory internetowe

Następnym rozwiązaniem, które ułatwia wymianę informacji i usprawnia w firmie, jest korzystanie z komunikatorów internetowych. Dzięki nim pracownicy mogą szybko kontaktować się ze sobą, natychmiastowo docierają też do nich wszystkie komunikaty od przełożonych. Wysłanie wiadomości przez komunikator jest szybsze i łatwiejsze niż pisanie służbowego maila. Dzięki temu można zaoszczędzić naprawdę sporo czasu. Taką metodę komunikacji wykorzystuje obecnie bardzo dużo firm. Trzeba jednak pamiętać, że większość komunikatorów internetowych może nie nadawać się do przekazywania poufnych i tajnych informacji. Takie wiadomości mogą wymagać dodatkowych zabezpieczeń.

W odpowiedni sposób przekazywania informacji i język

Aby skutecznie przekazywać informacje, należy skupić się nie tylko na kwestiach technicznych, ale także na używanym języku i sposobie, w jaki przekazywane są informacje. Trzeba pamiętać, że musi odbywać się ona z szacunkiem dla wszystkich stron. Nawet jeżeli przekazywane informacje mają mieć charakter dyscyplinujący. Ważnym aspektem jest również stosowanie języka, który motywuje pracowników.