Jak wystawić korektę faktury w KSeF i kogo dotyczy obowiązek e-fakturowania?

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wprowadził istotne zmiany w sposobie wystawiania, korygowania oraz przesyłania faktur, obejmując stopniowo kolejne grupy podatników od lutego 2026 roku. Wielu przedsiębiorców zastanawia się dziś, jak prawidłowo poprawić błąd na fakturze przesłanej już do systemu oraz czy nowe przepisy obejmują też transakcje z kontrahentami zagranicznymi. Poniżej przybliżamy najważniejsze zasady dotyczące korekt faktur oraz zakresu obowiązywania KSeF.

Jak wystawić korektę faktury w KSeF krok po kroku?

Po nadaniu fakturze numeru identyfikującego w KSeF nie da się jej już edytować ani usunąć z systemu, dlatego jedynym sposobem naprawienia błędu pozostaje wystawienie faktury korygującej. Jak wystawić korektę faktury w KSeF zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, jest konieczne między innymi wtedy, gdy zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku, dokonano zwrotu towaru lub całości bądź części zapłaty, albo stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury. Korekta musi mieć formę faktury ustrukturyzowanej i, poza wyjątkami, zawierać numer identyfikujący w KSeF faktury pierwotnej, który znajdziemy w potwierdzeniu UPO lub historii dokumentów. Ważną zmianą wprowadzoną wraz z obowiązkowym KSeF jest całkowita likwidacja not korygujących – nabywca nie może już samodzielnie poprawić nawet drobnego błędu formalnego, na przykład nieaktualnego adresu, i musi zwrócić się o wystawienie korekty bezpośrednio do sprzedawcy. W przypadku błędnego numeru NIP nabywcy jedynym rozwiązaniem pozostaje wystawienie korekty „do zera” z błędnym NIP-em, a następnie osobnej, nowej faktury z prawidłowymi danymi.

Faktura zagraniczna a KSeF nie zawsze oznacza wystawienie w systemie

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium Polski, i co do zasady obejmuje również sprzedaż na rzecz kontrahentów zagranicznych, w tym wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz eksport. Faktura zagraniczna a KSeF nie musi być jednak wystawiona w systemie w każdym przypadku, ponieważ zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT z obowiązku tego wyłączona jest między innymi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C), czynności wykonywane przez podmioty zagraniczne bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a także sprzedaż rozliczana w ramach procedur szczególnych, takich jak VAT OSS czy IOSS. Ponieważ zagraniczny kontrahent zwykle nie dysponuje polskim numerem NIP, nie może samodzielnie zalogować się do systemu i pobrać faktury, dlatego sprzedawca powinien przekazać mu dokument w uzgodniony sposób, na przykład jako plik PDF, mailowo lub nawet papierowo. Faktura pobrana z KSeF powinna być przy tym opatrzona kodem QR, umożliwiającym kontrahentowi szybką weryfikację, czy dokument rzeczywiście istnieje w systemie.

Czym jest KSeF i od kiedy obowiązuje poszczególne grupy podatników?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to ogólnopolski system teleinformatyczny zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, służący do wystawiania, przesyłania oraz archiwizowania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Obowiązek jego stosowania wchodzi w życie etapami – od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 milionów złotych, a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsi podatnicy, których łączna miesięczna wartość sprzedaży brutto nie przekracza 10 tysięcy złotych, mogą do końca 2026 roku wciąż wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza systemem, a obowiązkowy KSeF obejmie ich dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Warto pamiętać, że ustawodawca przewidział okres przejściowy trwający do końca 2026 roku, w którym organy skarbowe nie nakładają jeszcze kar za błędy związane z nieprawidłowym korzystaniem z systemu, co daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na dostosowanie swoich procesów księgowych do nowych wymogów.