Okresowe szkolenie administracyjno-biurowe – poznaj obowiązki pracodawcy i zasady organizacji

Praca biurowa rzadko kojarzy się z poważnym zagrożeniem, jednak nie oznacza całkowitego braku ryzyka. Wielogodzinna obsługa monitora, niewłaściwa ergonomia, potknięcia, przeciążenie układu ruchu czy nieznajomość procedur awaryjnych mogą prowadzić do wypadków i problemów zdrowotnych. Pracodawca powinien więc wiedzieć, kiedy szkolenie okresowe jest obowiązkowe, w jakim terminie trzeba je zorganizować, jaki zakres powinno obejmować oraz jak prawidłowo udokumentować jego ukończenie. Znaczenie ma również ocena ryzyka zawodowego i profil działalności firmy.

Kiedy okresowe szkolenie administracyjno-biurowe jest obowiązkowe?

Pracodawca odpowiada za dopuszczenie do pracy osoby posiadającej odpowiednie przygotowanie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie okresowe służy aktualizacji wiedzy, przypomnieniu zasad bezpiecznego wykonywania obowiązków oraz omówieniu nowych zagrożeń. W przypadku pracowników administracyjno-biurowych pierwsze takie szkolenie należy przeprowadzić zasadniczo w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku. Kolejne organizuje się nie rzadziej niż raz na sześć lat.  Nie każdy pracownik biurowy musi jednak uczestniczyć w szkoleniu okresowym. Zwolnienie może dotyczyć osób zatrudnionych u pracodawcy, którego przeważająca działalność należy do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia. Warunkiem jest brak wskazań do szkolenia wynikających z oceny ryzyka zawodowego. Gdy kategoria ryzyka wzrośnie albo analiza stanowiska wykaże taką potrzebę, szkolenie trzeba zorganizować w ciągu sześciu miesięcy.  Decyzja nie powinna więc opierać się wyłącznie na nazwie stanowiska. Pracodawca musi uwzględnić rzeczywiste obowiązki, wyposażenie, organizację pracy oraz zagrożenia występujące przy zadaniach dodatkowych. Ocena ryzyka obejmuje bowiem wszystkie czynności wykonywane przez pracownika, także te powierzane doraźnie.

Zakres szkolenia, forma realizacji i dokumentacja

Program dla tej grupy powinien odpowiadać warunkom panującym w konkretnym zakładzie. Nie wystarczy przekazanie ogólnych informacji. Treść musi uwzględniać stanowiska z monitorami ekranowymi, wykorzystywany sprzęt, procedury wewnętrzne oraz rozpoznane czynniki uciążliwe.

Szkolenie obejmuje zwykle cztery główne obszary:

• prawa i obowiązki stron stosunku pracy w zakresie BHP;
• rozpoznawanie zagrożeń oraz sposoby ograniczania ryzyka;
• ergonomię stanowiska i bezpieczną obsługę urządzeń biurowych;
• postępowanie podczas wypadku, pożaru albo innej sytuacji awaryjnej.

Ramowy program przewiduje minimum osiem godzin lekcyjnych. Szkolenie może mieć formę kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego. W ostatnim wariancie uczestnik powinien otrzymać materiały pozwalające samodzielnie przyswoić wiedzę. Całość kończy egzamin, a pozytywny wynik potwierdza zaświadczenie przechowywane w aktach osobowych.  W ofercie MIR-JAS, szkolenie prezentowane na stronie https://mirjas.pl/product/szkolenie-okresowe-administracyjno-biurowe/ dotyczy przygotowania osób wykonujących zadania biurowe, w tym pracujących przy monitorach ekranowych. Dla pracodawcy istotne pozostaje sprawdzenie, czy program odpowiada ocenie ryzyka oraz specyfice obowiązków zatrudnionych. Dobrze przygotowana dokumentacja ma znaczenie nie tylko podczas kontroli. Pozwala również ustalić terminy kolejnych szkoleń i wykazać, że pracownik otrzymał wiedzę adekwatną do stanowiska. Należy zachować program szkolenia, potwierdzenie jego ukończenia oraz odpis zaświadczenia. Największym ryzykiem organizacyjnym jest automatyczne przyjęcie, że praca administracyjna zawsze należy do bezpiecznych. Zmiana zakresu obowiązków, praca hybrydowa, nowe wyposażenie albo nieaktualna ocena ryzyka mogą zmienić sytuację. Dlatego pracodawca powinien okresowo weryfikować nie tylko ważność dokumentów, lecz także zgodność szkolenia z faktycznym sposobem wykonywania pracy.