Jak zastosować e-fakturowanie przy zwolnieniu z VAT oraz wobec faktur pro forma i błędnych dokumentów?

Czy zwolnienie z podatku VAT oznacza również zwolnienie z e-faktur?

Wielu drobnych przedsiębiorców korzysta ze zwolnienia z VAT i zastanawia się, jak wystawić fakturę w KSeF bez VAT albo czy w ogóle muszą to robić. Jak wyjaśnia Poradnik Przedsiębiorcy, podatnicy zwolnieni z VAT podlegają obowiązkowi wystawiania faktur przez Krajowy System e-Faktur. Przepisy nie wyłączają ich z tego obowiązku, niezależnie od rodzaju zwolnienia, zarówno podmiotowego, jak i przedmiotowego. Harmonogram wdrożenia przedstawiony w artykule jest następujący. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek dotyczy dużych podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obejmuje pozostałych podatników. Od 1 stycznia 2027 r. według artykułu dotyczy najmniejszych przedsiębiorców, ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie, którym przysługuje odroczenie. Obowiązek nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej oraz podatników niemających siedziby w Polsce. Co z kasą fiskalną? Podatnicy zwolnieni z VAT, którzy sprzedają konsumentom, pozostają zobowiązani do używania kas fiskalnych. Jak podkreśla artykuł, KSeF dotyczy wyłącznie dokumentowania transakcji między przedsiębiorcami fakturami ustrukturyzowanymi, a nie ewidencjonowania sprzedaży detalicznej. Co to oznacza w praktyce? Po pierwsze, przedsiębiorca zwolniony z VAT, który sprzedaje innym firmom, powinien przygotować się do wystawiania faktur w systemie w terminie właściwym dla jego sytuacji. Po drugie, fakt zwolnienia z VAT nie zmienia samego obowiązku, ale wpływa na treść faktury, na której nie wykazuje się podatku, a wskazuje podstawę zwolnienia. Po trzecie, warto ustalić, do której z trzech grup należy firma, bo od tego zależy data rozpoczęcia korzystania z systemu. Po czwarte, trzeba sprawdzić, czy używane oprogramowanie do fakturowania obsługuje KSeF, a jeśli nie, rozważyć zmianę narzędzia lub skorzystanie z bezpłatnych rozwiązań udostępnianych przez administrację. Po piąte, jeśli sprzedaż odbywa się zarówno do firm, jak i do osób prywatnych, trzeba rozróżniać nabywców, bo sprzedaż konsumentom wciąż ewidencjonuje się kasą. Po szóste, przy wątpliwościach co do konkretnego zwolnienia lub rodzaju działalności warto zapytać księgowego. Zasady przejściowe i szczegóły mogą się zmieniać, dlatego dobrze sprawdzać aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów. Warto też przeszkolić osoby wystawiające faktury i przetestować proces na przykładowych dokumentach.

Czy dokument będący ofertą lub potwierdzeniem zamówienia podlega systemowi e-faktur?

Faktura pro forma jest używana od lat jako oferta handlowa, potwierdzenie zamówienia lub podstawa do przedpłaty, więc przy wprowadzaniu KSeF pojawiło się pytanie, jak wygląda faktura proforma a KSeF. Jak wynika z artykułu w Poradniku Przedsiębiorcy, faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza, że to dokument wyłącznie informacyjny, pełniący funkcję oferty handlowej lub potwierdzenia zamówienia, bez skutków podatkowych. Czy podlega KSeF? Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem zamieszczonym na stronie podatki.gov.pl w rozumieniu ustawy o VAT proforma nie jest fakturą, a wystawianie tego typu dokumentów nie będzie odbywać się w KSeF. System obejmuje wyłącznie faktury, których definicja znajduje się w art. 2 ustawy o VAT. Faktury pro forma mogą nadal funkcjonować w obrocie gospodarczym, lecz poza systemem. Artykuł zwraca uwagę, że takiego dokumentu nie można wprowadzić do KSeF, ponieważ system zapewnia autentyczność i integralność treści, a to cechy niedostępne dla dokumentów pro forma. Wystawienie pro formy jest podatkowo neutralne i nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury VAT. Przepisy dotyczące faktury pro forma nie ulegają zmianie: pozostaje ona dokumentem spoza systemu, funkcjonującym na dotychczasowych zasadach. Co z tego wynika dla przedsiębiorcy? Po pierwsze, można nadal wystawiać pro formy przed realizacją zamówienia, na przykład żeby klient mógł dokonać przedpłaty, ale trzeba pamiętać, że nie zastępują faktury. Po drugie, po otrzymaniu zapłaty lub wykonaniu czynności należy wystawić właściwą fakturę zgodnie z przepisami, a jeśli jest to faktura ustrukturyzowana, w KSeF. Po trzecie, na pro formie warto jasno zaznaczyć, że nie jest dokumentem księgowym, aby uniknąć nieporozumień u kontrahentów. Po czwarte, warto sprawdzić, jak program do fakturowania traktuje takie dokumenty i czy pozwala powiązać pro formę z późniejszą fakturą. Po piąte, księgowość nie ujmuje pro formy jako kosztu ani przychodu, więc klienci nie mogą jej odliczać. Dobrze poinformować pracowników sprzedaży i obsługi klienta o różnicy, aby nie mylili tych dokumentów w rozmowach z kontrahentami. W razie wątpliwości warto zapytać księgowego.

Czy da się wycofać błędnie wystawioną fakturę ustrukturyzowaną z systemu?

Pomyłki przy wystawianiu faktur się zdarzają, więc przedsiębiorcy pytają, czy możliwe jest anulowanie faktury w KSeF. Jak wynika z artykułu w Poradniku Przedsiębiorcy, faktury wystawionej przez KSeF nie można anulować. Zgodnie z przepisami e-faktura jest uznawana za wprowadzoną do obrotu prawnego w momencie przesłania jej do systemu. Anulowanie faktury jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy spełnione są dwa warunki: faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego oraz dokumentuje czynność, która faktycznie nie została dokonana. Dotyczy to więc faktur wystawionych poza systemem, a nie dokumentów, które trafiły do KSeF. Jedynym sposobem skorygowania błędnej faktury w systemie jest wystawienie faktury korygującej. Artykuł wskazuje, że taka faktura może zostać poprawiona wyłącznie w ramach trybu korekty faktury, na przykład przez jej wyzerowanie. Podstawą jest art. 106j ustawy o VAT, który przewiduje wystawienie faktury korygującej w przypadku zmian kwot, zwrotów towarów, zwrotów płatności lub stwierdzenia pomyłek w fakturze. Co to oznacza w praktyce? Po pierwsze, przed wysłaniem faktury do systemu warto dokładnie sprawdzić dane nabywcy, numer NIP, kwoty, stawki i opis, bo po przesłaniu nie można jej wycofać. Po drugie, jeśli błąd zostanie wykryty później, trzeba wystawić fakturę korygującą, która wskazuje numer KSeF faktury pierwotnej. Po trzecie, gdy faktura dotyczy transakcji, która w ogóle nie doszła do skutku, korektą można ją wyzerować. Po czwarte, korektę należy rozliczyć zgodnie z zasadami dotyczącymi okresu rozliczeniowego, dlatego warto skonsultować się z księgowym. Po piąte, aby ograniczyć liczbę pomyłek, warto korzystać z programu, który waliduje dane przed wysłaniem i pozwala zapisać fakturę jako wersję roboczą. Po szóste, dobrze ustalić w firmie osobę, która sprawdza faktury przed wysyłką, zwłaszcza przy większych kwotach. Po siódme, nabywcy powinni zgłaszać błędy sprzedawcy niezwłocznie, żeby korekta mogła zostać wystawiona w odpowiednim terminie. Zasady dotyczące korekt omawiają także inne artykuły serwisu.