Protokół i korekta na kasie fiskalnej – ewidencja oczywistych pomyłek

Paragonu wydrukowanego na kasie fiskalnej nie da się anulować ani poprawić w samym urządzeniu. Pomyłkę koryguje się poza kasą: wpisem do ewidencji oczywistych pomyłek, do którego dołącza się oryginał błędnego paragonu. Następnie sprzedaż rejestruje się ponownie, w prawidłowej kwocie.

Dlaczego nie można skorygować paragonu na kasie?

Zapis w pamięci fiskalnej jest jednokrotny i niezmienny. Dopóki paragon nie został zamknięty, kasjer zwykle może usunąć pozycję (storno), ale po wydruku jedyną drogą jest ewidencja korekt prowadzona obok kasy, w formie papierowej lub elektronicznej. Zasady określa rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących.

Co to jest oczywista pomyłka?

To błąd, który widać od razu i łatwo go wyjaśnić, np.:

• zła ilość – nabito 15 kg zamiast 1,5 kg,
• zła cena lub kwota,
• paragon został wydrukowany, a klient zrezygnował z zakupu.

Błędny paragon – co zrobić krok po kroku?

1. Zatrzymaj oryginał paragonu i nie oddawaj go klientowi.
2. Niezwłocznie wpisz korektę do ewidencji oczywistych pomyłek.
3. Nabij prawidłowy paragon i wydaj go kupującemu.

Wpis w ewidencji powinien zawierać:

• wartość sprzedaży brutto i kwotę podatku należnego z błędnego paragonu,
• krótki opis przyczyny i okoliczności pomyłki,
• dołączony oryginał paragonu.

Nie istnieje obowiązkowy protokół anulowania paragonu – przepisy nie narzucają wzoru, więc wystarczy zeszyt, segregator z drukami lub plik w komputerze. Paragon należy zachować, ponieważ bez oryginału paragonu organy podatkowe mogą kwestionować prawo do zmniejszenia obrotu.

Jak rozliczyć zwrot na kasie fiskalnej?

Zwrotów towarów i uznanych reklamacji nie ewidencjonuje się na kasie. Jeśli dochodzi do zwrotu gotówki dla klienta, zdarzenie trafia do odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji. Musi ona zawierać m.in. nazwę towaru, datę zwrotu, wartość brutto i podatek oraz protokół przyjęcia zwrotu podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Sam podpis klienta nie wystarczy do skorygowania sprzedaży.

Jak ujmuje się korekty w rozliczeniu VAT?

Obie ewidencje prowadzi się najczęściej za te same okresy, za które firma rozlicza VAT, czyli za miesiąc lub kwartał. Kwoty z nich pomniejszają sprzedaż z raportu okresowego, który w pliku JPK_V7 oznacza się symbolem RO. Można prowadzić jeden rejestr dla wszystkich kas w firmie. Rzetelna ewidencja korekt kasy fiskalnej to podstawa spokojnej kontroli skarbowej.

Paragony to tylko część obiegu dokumentów. W programie Fakturownia wystawisz również fakturę do paragonu, fakturę korygującą w KSeF i szybko sprawdzisz historię sprzedaży. Program możesz przetestować bezpłatnie przez 30 dni.

FAQ – najczęstsze pytania

Co zrobić, gdy klient zabrał błędny paragon?

Bez oryginału paragonu trudno udokumentować oczywistą pomyłkę. Organy podatkowe zwykle uznają wtedy, że korekta w ewidencji pomyłek nie jest możliwa, a zaewidencjonowany obrót pozostaje bez zmian.

Czy ewidencję korekt można prowadzić w komputerze?

Tak. Przepisy dopuszczają formę papierową lub elektroniczną, np. arkusz kalkulacyjny. Ważne, żeby z wpisów jasno wynikała kwota korekty i podatku dla konkretnego paragonu.

Jak rozliczyć zwrot towaru, do którego wystawiono fakturę do paragonu?

W takim przypadku wystawia się fakturę korygującą, a zwrot ujmuje się również w ewidencji prowadzonej dla kasy fiskalnej.