Do nierozerwalnej części obowiązków każdego szefa i kierownika powinno należeć udzielanie informacji zwrotnych pracownikom. W wyniku takich działań prowadzony przez nas zespół będzie świadomy tego, jakie zadania realizuje dobrze, a nad których wykonaniem musi jeszcze popracować.
Pracownik może funkcjonować w firmie tylko wtedy, gdy potrafi działać na własną rękę. Musi jednak znać zasady panujące w przedsiębiorstwie oraz wiedzieć jakie zachowania są przez nie aprobowane, a które nie. Poprzez informowanie go jakich działań od niego oczekujemy, zyskujemy w biurze osobę pewną siebie i odpowiedzialną, która doskonale wie jak wykonywać swoje obowiązki. Nie boi się więc zebrań grupowych, indywidualnych ocen, itp., ponieważ zdaje sobie sprawę z tego, co musi robić, by plan został zrealizowany.
Jeśli menager zespołu nie informuje jego członków o postępach, może spodziewać się trzech rzeczy:
- podwładni nie wiedzą, co robią źle, więc powielają zachowania niepożądane,
- podwładni mogą odczuwać niepewność i bać się o przyszłość w swoim zawodzie,
- podwładni mogą mieć poczucie, że ich praca nie spotyka się z aprobatą, co prowadzi do spadków motywacji całej grupy.
Udzielanie informacji zwrotnych jest swoistą sztuką, ocenia Beautiful Company z Wrocławia. By proces był skuteczny, wypowiedź musi: odnosić się do danej sytuacji, prezentować jej skutki, a także proponować działania, które zapobiegną jej występowaniu ponownie. Dobrze skonstruowana informacja zwrotna będzie więc opowiadała np. o konkretnym błędzie w raportowaniu, w efekcie którego dział księgowości ma problem z wypłatą. Do kompletu, osoba udzielająca komentarza do sytuacji powinna zaproponować rozwiązania i ich narzędzia, które pomogą pracownikowi wykonać raport poprawnie.
Dokonanie takiego komentarza w miły i serdeczny sposób nie jest łatwe, tym bardziej, że kulturowo jesteśmy przyzwyczajeni do oceniania oraz krytykowania. Nasi podwładni również automatycznie przypisują takim informacjom wydźwięk negatywny, który ma osłabiać ich samoocenę. Jednak pokazanie pracownikom, że udzielanie komentarzy zwrotnych jest potrzebne firmie i może odbywać się w spokojnej oraz miłej atmosferze powinno być jednym z kluczowych zadań szefa.
