To ostatni moment, aby zweryfikować gotowość

Ministerstwo Cyfryzacji w specjalnie opublikowanym komunikacie przypomniało, że od 1 stycznia 2026 r. podmioty publiczne będą musiały wdrożyć system e-Doręczeń. Obowiązek ten dotyczy w szczególności: administracji publicznej, instytucji samorządu terytorialnego, jednostek organizacyjnych i przedsiębiorstw państwowych.

W praktyce oznacza to, że od nowego roku e-Doręczenia staną się podstawowym kanałem komunikacji z podmiotami niepublicznymi, a ePUAP będzie stosowany tylko w szczególnych przypadkach określonych w przepisach.

Resort przypomniał, że brak aktywnego adresu do e-Doręczeń może uniemożliwić skuteczne doręczanie pism oraz obsługę wniosków składanych online przez  obywateli. Podkreślił, że „to ostatni moment, aby zweryfikować gotowość organizacyjną, techniczną i proceduralną”.

Jeśli adresat nie przeczyta korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych, po upływie 14 dni system wystawia automatycznie dowód otrzymania. Od tej daty biegną terminy procesowe – np. na złożenie sprzeciwu czy odwołania

O czym warto pamiętać?

Jak podkreśla Ministerstwo Cyfryzacji, instytucje publiczne powinny zweryfikować nie tylko posiadanie ADE, ale także sposób jego wykorzystania w codziennej pracy. 

Jeśli podmiot publiczny korzysta z aplikacji e-Doręczeń na stronie internetowej, powinien zgodnie z zaleceniami zadbać o właściwą organizację obsługi korespondencji. Dlatego resort zaleca, żeby sprawdzić, czy zostały utworzone osobne foldery odpowiadające poszczególnym e-usługom, skonfigurowano reguły automatycznego kierowania korespondencji z e-usług do odpowiednich folderów oraz czy zapewniono dostęp do skrzynki pracownikom obsługującym dany zakres spraw.

Dodatkowo jeśli podmiot publiczny korzysta z e-Doręczeń przez system klasy EZD, powinien sprawdzić jego konfigurację. Według zaleceń warto sprawdzić możliwość pobierania i odczytywania załączników do wiadomości oraz działanie reguł klasyfikacji korespondencji wpływającej z e-usług.

„To ostatni moment na uporządkowanie kwestii organizacyjnych i technicznych przed zakończeniem okresu przejściowego. Dobrze przygotowane procedury i systemy pozwolą uniknąć problemów w obsłudze spraw od 1 stycznia 2026 r.” – czytamy w komunikacie resortu.
 

e-Doręczenia rozwijane są przez Centralny Ośrodek Informatyki we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji i Pocztą Polską. To elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Do 2029 roku e-Doręczenia mają objąć całą gospodarkę i administrację publiczną. Według MC oznacza to, że w perspektywie kilku lat tradycyjna korespondencja papierowa stanie się wyjątkiem, a cyfrowa – powszechnym standardem.

mc/