Dokumenty powstające w pięciu miastach, przechowywane według pięciu różnych procedur i dostępne tylko dla tych, którzy akurat są we właściwym miejscu. To nie jest opis wyjątkowego chaosu. To codzienność wielu firm z rozproszoną strukturą oddziałową. Sprawdź, jak to zmienić i skutecznie zorganizować przechowywanie dokumentów w organizacji działającej w wielu lokalizacjach. 

Zdalny dostęp do plików, na jakie wyzwania natrafiają firmy z oddziałami?

Firma działająca w wielu lokalizacjach to organizacja, w której informacja musi przepływać sprawnie między miejscami, które dzielą setki kilometrów. Gdy pracownik w oddziale regionalnym potrzebuje dokumentu przechowywanego w centrali, a centrala nie ma wdrożonego żadnego systemu udostępniania zasobów, pojawia się problem znany wielu działom administracji: ktoś musi jechać, dzwonić lub czekać. Dlatego zdalny dostęp do plików przestaje być udogodnieniem, a staje się wymogiem operacyjnym dla takiej firmy.

Wyzwania w tym obszarze mają kilka wymiarów. Pierwszy to dokumentacja papierowa, która z definicji nie może być udostępniana zdalnie bez wcześniejszego przetworzenia. Akta osobowe, umowy z kontrahentami, dokumentacja projektowa, faktury z poprzednich lat: każdy z tych zasobów, jeśli istnieje wyłącznie w formie papierowej, jest przywiązany do jednej lokalizacji i dostępny tylko dla osób fizycznie obecnych w danym miejscu.

Drugi wymiar to bezpieczeństwo. Gdy dokumenty zaczynają być skanowane i przesyłane pocztą elektroniczną między oddziałami, bo brakuje lepszego rozwiązania, organizacja traci kontrolę nad tym, kto ma do nich dostęp i gdzie ostatecznie trafiają. Taki model pracy generuje ryzyko naruszenia danych, które rośnie wraz z liczbą osób zaangażowanych w obieg dokumentów.

Trzeci wymiar to koszty. Fizyczny transport dokumentów między lokalizacjami, zwłaszcza akt osobowych czy dokumentacji prawnej, pochłania czas i środki. Właśnie dlatego opisana na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/transport-teczek-osobowych/ usługa, jest wybierana przez wiele firm. Eliminuje ryzyko związane z samodzielnym przewożeniem wrażliwych dokumentów między oddziałami, zapewniając bezpieczny, monitorowany transport w plombowanych pojemnikach.

Jak digitalizacja dokumentów upraszcza zarządzanie danymi?

Przeniesienie zasobów papierowych do formy cyfrowej zmienia fundamentalnie sposób, w jaki organizacja wielooddziałowa zarządza swoją dokumentacją.

Zamiast fizycznych archiwów w każdej lokalizacji powstaje jedno centralne repozytorium, dostępne dla uprawnionych pracowników niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Efekty tej zmiany są odczuwalne szybko i na wielu poziomach organizacji.

Korzyści z digitalizacji dokumentacji w firmach wielooddziałowych:

• Eliminacja duplikowania zasobów. Jeden dokument w jednym miejscu, dostępny dla wszystkich uprawnionych osób jednocześnie, zamiast kopii rozsianych po lokalnych archiwach poszczególnych oddziałów.

• Skrócenie czasu wyszukiwania. Zindeksowane zasoby cyfrowe można przeszukiwać według dowolnych kryteriów w ułamku czasu potrzebnego na przeglądanie papierowych teczek.

• Lepsza kontrola uprawnień. Cyfrowe archiwum pozwala precyzyjnie określić, kto ma dostęp do jakich dokumentów, z pełną historią każdej operacji.

• Zgodność z przepisami przy mniejszym nakładzie pracy. Terminy retencji, procedury niszczenia, ewidencja zasobów: wszystko to jest łatwiejsze do zarządzania w środowisku cyfrowym niż w rozproszonych papierowych archiwach.

Usługa https://www.rhenus-office.pl/uslugi/digitalizacja-archiwow/ realizowana przez Office Systems Poland obejmuje kompleksowe przetworzenie zgromadzonych przez lata zasobów papierowych, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb organizacji o rozbudowanej strukturze terytorialnej.

Po digitalizacji dokumenty są dostępne w ujednoliconym systemie, który działa tak samo sprawnie dla oddziału w Warszawie, Poznaniu i Gdańsku. Fizyczne oryginały, jeśli muszą być zachowane, moga być przechowywane w ramach usługi opisanej na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/ w certyfikowanych obiektach archiwalnych, z ewidencją i możliwością zamówienia konkretnego dokumentu na żądanie.

Komu powierzyć zadanie digitalizacji dokumentów?

Samo zebranie dokumentów z kilku lokalizacji, ich weryfikacja, skanowanie w odpowiedniej jakości i indeksowanie według spójnych kryteriów to zadanie, które przy dużych wolumenach pochłania miesiące pracy.

Office Systems Poland specjalizuje się w kompleksowej obsłudze dokumentacji firm o rozbudowanych strukturach organizacyjnych. Realizuje projekty digitalizacyjne od etapu planowania i odbioru dokumentów z poszczególnych lokalizacji, przez ich przetworzenie w certyfikowanym centrum skanowania, aż po dostarczenie gotowego archiwum cyfrowego spełniającego wymogi prawne.

Pełna oferta usług dostępna jest na stronie https://www.rhenus-office.pl. Organizacje zainteresowane outsourcingiem zarządzania dokumentacją mogą skontaktować się bezpośrednio z zespołem Office Systems Poland i omówić zakres współpracy dopasowany do skali i specyfiki swojej działalności.