Ile naprawdę kosztuje etat? Pracodawcy biją na alarm!

Zatrudnienie pracownika w Polsce jeszcze nigdy nie było tak wymagające finansowo. W 2015 roku całkowity koszt obsadzenia jednego etatu w sektorze przedsiębiorstw wynosił przeciętnie 5 349 zł miesięcznie. Dziś, w połowie 2025 roku, ten sam wskaźnik przekroczył już 10 000 zł, co oznacza wzrost o 100% w ciągu dziesięciu lat, wynika z danych GUS. Taka dynamika wzrostu sprawia, że przyjęcie do zespołu nowej osoby staje się coraz większym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Według badania Grupy Progres, aż 43% firm rezygnuje z zatrudnienia kandydata, jeśli jego oczekiwania finansowe są zbyt wysokie, a dla 37% pracodawców największym wyzwaniem są właśnie rosnące oczekiwania płacowe obecnej kadry.

Koszty związane z zatrudnianiem pracowników w Polsce osiągają coraz wyższe – dla wielu firm wręcz zaporowe – poziomy, co wyraźnie widać na przestrzeni ostatnich lat.

• W 2015 r. przeciętny całkowity wydatek brutto na jedną osobę wynosił 5 349 zł miesięcznie.
• Pięć lat później, w 2020 r., wzrósł do 7 042 zł.
• Kolejne lata przyniosły dalsze podwyżki: w 2022 r. było to już 8 641 zł, a w 2023 – 9 665 zł.

Równolegle zwiększały się również koszty jednej godziny pracy: z 38 zł w 2015 r., przez 51 zł w 2020, do 61 zł w 2022 i 69 zł w 2023. Obecnie obsadzenie etatu staje się jeszcze poważniejszym wyzwaniem finansowym dla przedsiębiorców.

Tylko w czerwcu 2025 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw wzrosło o 9% względem analogicznego miesiąca poprzedniego roku, osiągając poziom 8 881,84 zł. Oznacza to, że całkowite obciążenia związane z utrzymaniem etatu – uwzględniające składki społeczne, fundusze pracownicze, szkolenia, delegacje czy koszty rekrutacji – przekroczyły próg 10 000 zł miesięcznie na osobę. Jednostkowe koszty pracy, według danych z I kwartału tego roku, osiągnęły poziom 170,93 punktów, co potwierdza nasilającą się presję finansową, z jaką mierzą się polscy przedsiębiorcy. Od stycznia 2026 r. przewidywana jest kolejna podwyżka – płaca minimalna wzrośnie do 4 806 zł brutto, a stawka godzinowa do 31,40 zł, co pociągnie za sobą wyższe składki na ZUS, Fundusz Pracy oraz inne obowiązkowe należności.

– Pracownik to dziś inwestycja z wysokim progiem wejścia – mówi Cezary Maciołek, prezes Grupy Progres. – Nie każdy jest w stanie przeskoczyć ten pułap, bo koszty zatrudnienia rosną nie tylko w wyniku podwyżek płac, ale także z powodu coraz większych obciążeń związanych z podatkami, składkami i innymi kosztami dodatkowymi. To zróżnicowanie wymusza na firmach bardziej strategiczne i zindywidualizowane podejście do planowania zatrudnienia oraz zarządzania budżetem przeznaczonym na wynagrodzenia. Szczególnie, że pod tym względem pracownicy i kandydaci mają coraz wyższe oczekiwania, często są one uzasadnione, jednak nie każda firma jest w stanie im sprostać – dodaje Cezary Maciołek.

W praktyce oznacza to, że wielu pracodawców musi podejmować trudne decyzje dotyczące procesu rekrutacji i polityki wynagrodzeń, co potwierdzają wyniki najnowszego badania Grupy Progres. Aż 43% firm rezygnuje z przyjęcia kandydata, jeśli jego oczekiwania finansowe przekraczają ich możliwości budżetowe.

[CGK]696[/CGK]

Dla 37% największym wyzwaniem są rosnące wymagania płacowe obecnej kadry, które istotnie obciążają finanse przedsiębiorstwa. Dodatkowo, 24% wskazuje na wysokie koszty szkoleń i benefitów jako czynnik znacznie zwiększający całkowite wydatki personalne. Tyle samo firm postrzega proces rozstawania się z pracownikami jako kosztowny i problematyczny, co jeszcze bardziej komplikuje zarządzanie zespołem.

Branżowe różnice w wydatkach

Jak wynika z danych GUS („Mały rocznik statystyczny Polski”), w 2023 roku koszty pracy znacząco różniły się w zależności od branży.

• W sektorze informacji i komunikacji miesięczne obciążenie związane z zatrudnieniem jednego pracownika wynosiło aż 17 101 zł brutto, przy godzinowym koszcie pracy sięgającym 117 zł.
• Podobne wartości odnotowano w górnictwie i wydobywaniu — 17 114 zł miesięcznie i 119 zł za godzinę.
• Wysoko plasował się również sektor finansów i ubezpieczeń, gdzie całkowity koszt pracy wynosił przeciętnie 14 868 zł (103 zł/h).
• W energetyce i gazownictwie firmy ponosiły wydatki rzędu 14 555 zł miesięcznie, co dawało 103 zł za godzinę.
• Branże specjalistyczne, takie jak działalność profesjonalna, naukowa i techniczna, generowały średni koszt na poziomie 13 108 zł miesięcznie i 90 zł za godzinę pracy.
• W administracji publicznej i obronie narodowej obciążenie wynosiło 10 731 zł oraz 76 zł/h, a w rolnictwie, leśnictwie, łowiectwie i rybactwie koszt średnio 10 266 zł miesięcznie i 70 zł za godzinę.
• W sektorze opieki zdrowotnej i pomocy społecznej średni koszt pracy kształtował się na poziomie 9 979 zł miesięcznie (71 zł/h), a w transporcie i magazynowaniu – 9 626 zł i 65 zł za godzinę.
• Dla handlu i napraw pojazdów wartości te wynosiły odpowiednio 8 439 zł i 58 zł.
• W edukacji wynosił on 8 606 zł, przy godzinowym na poziomie 80 zł.
• Działalność kulturalna, rozrywkowa i rekreacyjna generowała 8 288 zł miesięcznie i 58 zł/h.
• Przetwórstwo przemysłowe oraz budownictwo notowały zbliżone obciążenia: odpowiednio 8 736 zł i 8 742 zł miesięcznie, przy godzinowym koszcie pracy wynoszącym 60 i 58 zł.
• W obsłudze rynku nieruchomości całkowity koszt zatrudnienia sięgał 9 420 zł miesięcznie (66 zł/h), a w działalności administracyjnej i wspierającej — 7 430 zł (51 zł/h).
• Najniższe wartości odnotowano w branży zakwaterowania i gastronomii, gdzie miesięczny koszt utrzymania pracownika wynosił 6 510 zł, a godzinowy – 44 zł.

Mimo rosnącego znaczenia kosztów pracy dla gospodarki, świadomość Polaków na temat rzeczywistej struktury tych obciążeń wciąż pozostaje ograniczona. Większość pracowników utożsamia całkowite nakłady ponoszone przez firmę jedynie z pensją netto, pomijając dodatkowe elementy, takie jak składki ZUS, fundusze świadczeń, rekrutacja, szkolenia czy zapewnienie bezpieczeństwa pracy. Brak pełnej wiedzy w tym zakresie utrudnia podejmowanie świadomych decyzji zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców – zwłaszcza w kontekście szybko zmieniających się przepisów i rosnących zobowiązań finansowych.

– Narastające braki kadrowe i rosnące wydatki związane z zatrudnieniem mogą stać się mieszanką o bardzo poważnych konsekwencjach dla rynku pracy i kondycji firm. Niewiedza na temat rzeczywistych kosztów i wyzwań związanych z zatrudnieniem dodatkowo utrudnia podejmowanie skutecznych decyzji. W tej sytuacji konieczne jest poszukiwanie nowych, innowacyjnych rozwiązań, które pozwolą lepiej zarządzać zasobami ludzkimi, optymalizować wydatki i jednocześnie odpowiadać na zmieniające się potrzeby rynku oraz pracowników. Niestety na znaczące obniżki czy spadek kosztów zatrudniania nie ma co liczyć, dlatego wdrażanie efektywnych strategii jest dziś nie tylko wskazane, ale wręcz niezbędne – podsumowuje Cezary Maciołek, prezes Grupy Progres.